Проверка и журналы: что нужно вести дезслужбе
Проверка редко проваливается из-за плохой работы. Она проваливается из-за того, что работу нечем подтвердить: журналы заполнены задним числом, документы сотрудников просрочены месяц назад, а перечень оборудования никто не обновлял с получения лицензии.
Журнал за год нельзя написать за вечер. Его можно только вести — по строке в день работы.
Основания
Требования придуманы не нами
У каждой строки на экране готовности стоит ссылка на пункт: видно, откуда взялось требование, и можно проверить, не выдумали ли мы его.
- ФЗ № 99-ФЗ
- О лицензировании отдельных видов деятельности
- Услуги по дезинфекции, дезинсекции и дератизации лицензируются — п. 59 ч. 1 ст. 12. Отсюда начинается всё остальное.
- ПП РФ № 337
- Положение о лицензировании деятельности по оказанию услуг по дезинфекции, дезинсекции и дератизации
- Помещения, оборудование (Прил. № 1), СИЗ (Прил. № 2), квалификация персонала. Отсюда почти все вопросы на проверке.
- СанПиН 3.3686-21
- Санитарно-эпидемиологические требования по профилактике инфекционных болезней
- Порядок работ, хранение и перевозка средств, обследования объектов, производственный контроль.
- ГОСТ Р 56994-2016
- Дезинфектология и дезинфекционная деятельность. Термины и определения
- Словарь отрасли: что называется дезинфекцией, дезинсекцией, дератизацией и обработкой.
Документы
Что требуется — и откуда это берётся
Слева — что должно быть у лицензиата. Справа — что происходит само, если наряды закрываются в системе.
Что спрашивают на проверке — и что из этого система ведёт сама, если наряды закрываются в ней.
Журнал учёта дезинфекционных средств
Приход и расход препаратов по партиям: наименование, производитель, номер партии, срок годности, документ прихода, кому и на какой объект ушло.
Строка появляется в момент прихода партии и в момент списания при закрытии наряда. Отдельно журнал не заполняется вообще.
Как ведётся в Dez CRM
Строка появляется в момент прихода партии и в момент списания при закрытии наряда. Отдельно журнал не заполняется вообще.
Журнал учёта дезинфекционных работ
Что, где и чем обрабатывали: объект, дата, вредитель, метод, препарат, концентрация, площадь, исполнитель.
Формируется из закрытых нарядов. Печать за произвольный период в PDF и XLSX.
Как ведётся в Dez CRM
Формируется из закрытых нарядов. Печать за произвольный период в PDF и XLSX.
Досье персонала
Образование и профессиональная переподготовка, медосмотры, прививки, выдача СИЗ под подпись — со сроками действия.
Истекающий документ за месяц до срока превращается в задачу с ответственным, а не всплывает на проверке.
Как ведётся в Dez CRM
Истекающий документ за месяц до срока превращается в задачу с ответственным, а не всплывает на проверке.
Перечень оборудования
Генераторы тумана, опрыскиватели, дозаторы: паспорта, даты обслуживания, следующее ТО.
Ведётся как реестр с историей ТО; в пакет к проверке выгружается перечнем.
Как ведётся в Dez CRM
Ведётся как реестр с историей ТО; в пакет к проверке выгружается перечнем.
Программа производственного контроля
ППК с планом лабораторных исследований и отметками о выполнении.
Хранится в системе вместе с отметками, а не отдельным файлом на чьём-то компьютере.
Как ведётся в Dez CRM
Хранится в системе вместе с отметками, а не отдельным файлом на чьём-то компьютере.
Пакет к проверке
Журналы за период, справки по персоналу, оборудованию и средствам, опись вложений.
Собирается одним архивом. Чего не хватает — видно до того, как вы его отдадите.
Как ведётся в Dez CRM
Собирается одним архивом. Чего не хватает — видно до того, как вы его отдадите.
Закрытый период и контрольная сумма
Главная претензия к электронным журналам — их можно поправить задним числом, и распечатка ничего не доказывает.
Поэтому закрытый месяц получает контрольную сумму: она считается от содержимого журнала на момент закрытия и печатается вместе с ним.
Позже видно, что бумага на руках соответствует записям в системе, а не другой их версии. Изменить закрытый период нельзя — только внести исправление отдельной записью, которая тоже останется в истории.
Экран готовности
Разрывы видно до проверки
Отдельный раздел считает состояние по вашим данным и показывает не проценты ради процентов, а список того, что не закрыто.
- Лицензия: срок действия и совпадение заявленных видов работ с фактическими
- Персонал: профподготовка, медосмотры, прививки и выдача СИЗ — со сроками по каждому
- Журналы: какие месяцы закрыты, где разрывы, что не сойдётся при печати за год
- Оборудование и средства: перечень по Прил. № 1 и № 2, сроки ТО, просроченные партии
Посмотреть свою готовность
Экран готовности считается по вашим данным и показывает разрывы списком. Чтобы увидеть его, полная база не нужна — хватит лицензии, пары сотрудников и одного объекта.