Проверка и журналы: что нужно вести дезслужбе
Проверка редко проваливается из-за плохой работы. Она проваливается из-за того, что работу нечем подтвердить: журналы заполнены задним числом, документы сотрудников просрочены месяц назад, а перечень оборудования никто не обновлял с получения лицензии.
Ниже — что именно спрашивают, на каких нормах это основано и какая часть собирается сама, если учёт ведётся в системе.
На чём основаны требования
Требования не придуманы нами и не зашиты в код намертво: они описаны отдельно и обновляются вместе с нормативной базой. У каждой проверки в интерфейсе стоит ссылка на пункт — видно, откуда взялось требование, и можно проверить, не выдумали ли мы его.
ПП РФ № 337
Положение о лицензировании деятельности по дезинфектологии
Задаёт лицензионные требования: помещения, перечень оборудования (Прил. № 1), средства индивидуальной защиты (Прил. № 2), квалификация и профессиональная подготовка персонала. Отсюда берутся почти все вопросы, которые задают первыми.
СанПиН 3.3686-21
Санитарно-эпидемиологические требования по профилактике инфекционных болезней
Раздел о дезинфекционной деятельности: порядок работ, учёт применяемых средств, требования к условиям хранения и к производственному контролю.
ГОСТ Р 59636–59641
Дезинфектология и дезинфекционная деятельность
Термины, классификация работ и порядок проведения дезинсекции, дератизации и дезинфекции. На них удобно ссылаться в договоре и в акте.
Документы и журналы
Слева — что требуется. Справа — откуда это берётся, если наряды закрываются в системе.
Журнал учёта дезинфекционных средств
Приход и расход препаратов по партиям: наименование, производитель, номер партии, срок годности, документ прихода, кому и на какой объект ушло.
Как ведётся в Dez CRM
Строка появляется в момент прихода партии и в момент списания при закрытии наряда. Отдельно журнал не заполняется вообще.
Журнал учёта дезинфекционных работ
Что, где и чем обрабатывали: объект, дата, вредитель, метод, препарат, концентрация, площадь, исполнитель.
Как ведётся в Dez CRM
Формируется из закрытых нарядов. Печать за произвольный период в PDF и XLSX.
Досье персонала
Образование и профессиональная переподготовка, медосмотры, прививки, выдача СИЗ под подпись — со сроками действия.
Как ведётся в Dez CRM
Истекающий документ за месяц до срока превращается в задачу с ответственным, а не всплывает на проверке.
Перечень оборудования
Генераторы тумана, опрыскиватели, дозаторы: паспорта, даты обслуживания, следующее ТО.
Как ведётся в Dez CRM
Ведётся как реестр с историей ТО; в пакет к проверке выгружается перечнем.
Программа производственного контроля
ППК с планом лабораторных исследований и отметками о выполнении.
Как ведётся в Dez CRM
Хранится в системе вместе с отметками, а не отдельным файлом на чьём-то компьютере.
Пакет к проверке
Журналы за период, справки по персоналу, оборудованию и средствам, опись вложений.
Как ведётся в Dez CRM
Собирается одним архивом. Чего не хватает — видно до того, как вы его отдадите.
Закрытый период и контрольная сумма
Главная претензия к электронным журналам — их можно поправить задним числом, и распечатка ничего не доказывает. Поэтому закрытый месяц получает контрольную сумму: она считается от содержимого журнала на момент закрытия и печатается вместе с ним.
Позже видно, что бумага на руках соответствует записям в системе, а не другой их версии. Изменить закрытый период нельзя — только внести исправление отдельной записью, которая тоже останется в истории.
Экран готовности
Отдельный раздел, который считает состояние по вашим данным и показывает не проценты ради процентов, а список разрывов: у кого истекает медосмотр, какой месяц журнала не закрыт, какого оборудования не хватает по Прил. № 1, кому не выдан комплект СИЗ.
Лицензия
Срок действия и совпадение заявленных видов работ с теми, что вы фактически выполняете.
Персонал
Профподготовка, медосмотры, прививки, выдача СИЗ — со сроками по каждому человеку.
Журналы
Какие месяцы закрыты, где разрывы, что не сойдётся при печати за год.
Оборудование и средства
Перечень по Прил. № 1 и № 2, сроки ТО, просроченные партии на складе.
Чего мы не обещаем
Мы не гарантируем прохождение проверки — этого не может гарантировать ни одна программа. Ответственность за соблюдение лицензионных требований несёт лицензиат. Нормы расхода, дозировки и методики утверждает он же: система считает по ним и хранит то, что вы ввели, но не назначает их за вас и не заменяет юридическую консультацию.
Что мы действительно делаем — убираем ручное заполнение и показываем разрывы заранее, пока их ещё можно закрыть.
Посмотреть свою готовность
Экран готовности считается по вашим данным и показывает разрывы списком. Чтобы увидеть его, полная база не нужна — хватит лицензии, пары сотрудников и одного объекта.